Znacie taką zabawę, w której na każde pytanie trzeba odpowiedzieć: pomidor? Im lepiej dobrane pytanie, tym bardziej abstrakcyjnie wypada odpowiedź, przez co śmiechu jest co nie miara! Takiej odpowiedzi można też użyć wtedy, kiedy nie chcemy udzielić odpowiedzi na jakieś niedyskretne czy niewygodne pytanie – moim zdaniem to całkiem fajny sposób, zamiast próbować się wymigać w stylu: „A co to za pytanie”, „Na takie pytania nie odpowiadam” czy podobnie. Gdybym była celebrytką, właśnie tak bym odpowiadała 😁 Tym razem jednak nie rozrywka będzie naszym tematem, ale najpoważniejsze na świecie: zarządzanie czasem. Wszyscy mamy tego czasu dokładnie tyle samo, niektórzy jednak potrzebują go więcej 😁 W związku z tym, że doba nie jest z gumy i 24 godziny muszą nam wystarczyć, najlepszym rozwiązaniem jest odpowiednie gospodarowanie tym, co mamy 💪 Jeśli czegoś nie musimy czy nie chcemy robić sami, możemy to delegować (myślisz, że tylko w pracy? deleguj w domu!). W ostateczności można co nie co po prostu odpuścić, na przykład te z pola: mało pilne i mało ważne – bo ustalanie priorytetów (choćby za pomocą macierzy Eisenhowera) to podstawa bez względu na jakiekolwiek inne techniki zarządzania czasem!
Co jednak w przypadku, kiedy możemy, a nawet chcemy zrobić pewne rzeczy sami, ale wszystko zajmuje tyle czasu, że mamy ciągłe poczucie deficytu? Trzeba odpisać na dziesiątki maili, zrobić oferty, zrealizować lub przygotować do realizacji zamówienia, pogadać z tymi, co lubią zamienić słowo czy dwa przez telefon… generalnie dopieścić klientów. Oprócz tego mamy milion innych spraw do załatwienia! Jak to ogarnąć, kiedy wszystko i wszyscy chcą być Twoim priorytetem, więc gasisz mini pożary: przeczytasz kilka wiadomości, nawet nie odpiszesz na jedną, a już dzwoni telefon, więc kolejna sprawa wyskakuje jak królik z kapelusza… Tu i teraz. Oznaczasz więc wiadomości jako nieprzeczytane (lub używając filtra kolorujesz je jako „do zrobienia”, „ważne”, „pilne”…) i lecisz z tematem. Ale za moment leci kolejna petarda, tego to już nie da się zignorować… I tak cały dzień. Po kilku godzinach czujesz się jak po ciężkiej orce na ugorze i „robota przy łopacie” wydaje się całkiem nęcącą perspektywą. Tymczasem trzeba odrobić wszystkie „zawieszone” na później zadania, bo same się nie zrobią…
Znasz to?
Moja rada jest jedna, aczkolwiek kilkuetapowa. Można by ją podsumować krótko: do efektywnego zarządzania czasem używaj kalendarza!
To naprawdę pomaga 😊
Choć niestety nie wystarczy… Żeby rozpisywanie zadań w kalendarzu było efektywne, wprowadź kilka małych zmian w swoim codziennym działaniu. Może potrwać, zanim wejdą Ci w krew, wielokrotnie poniesiesz „porażkę” i przepiszesz zadania na kolejny dzień, jednak warto. Przynajmniej się zastanowić. Przynajmniej spróbować. Jaki jest więc plan działania?
Pogrupuj zadania wg podobieństwa.
Szczególnie maile, telefony. Procedury związane z realizacją zamówień. Sprawy do delegowania. Sprawy urzędowe. Itp. itd. Ustal ile czasu każdego dnia czy tygodnia możesz poświęcić na ich realizację. Oznacz ten czas w kalendarzu. Jeśli trzeba – poinformuj innych, w jakich godzinach planujesz być „poza zasięgiem”. A kiedy współpracownik zada Ci pytanie, odpowiedz: pomidor! A jak nie zrozumie (lub co gorsza się obrazi), wytłumacz, że teraz zajmujesz się czymś innym, a na zadania zlecone i niespodziewane przewidujesz czas od godziny ??.00, więc wtedy chętnie pomożesz. Z czasem współpracownicy (czy też domownicy) załapią Twój rytm dnia, jeśli będziesz konsekwentny (powiedzmy w 80%) w jego realizacji. Pamiętaj też, żeby zostawić miejsce (=czas) na niespodziewane. Nie planuj całego dnia co do minuty, bo to najprostsza droga do … niewykonania planu.
Ustalaj priorytety.
Określenie zadań w kategoriach ważne + pilne, ważne + nie pilne, mało ważne + pilne oraz mało ważne + niepilne jest bardzo przydatne. Nie zawalisz ważnych, a jeśli z czegoś musisz zrezygnować – to z tych na końcu listy. Możesz używać kolorów, oznaczać cyframi, wykrzyknikami – sprawdź, co się sprawdzi u Ciebie. Jednocześnie nie bądź jak krowa na pastwisku: trudno namówić ją do zmiany zdania (= miejsca wypasu 😉 ). Jeśli czegoś ważnego nie dasz rady zrobić dzisiaj, znajdź na to czas jutro, a może w piątek? Piątki są zwykle „luźniejsze” – czasem mam wrażenie, że wielu naszych kontrahentów końcem tygodnia jedzie już na oparach – szczególnie w sezonie – i ilość wiadomości oraz telefonów znacznie maleje; dzięki temu mam więcej czasu na zadania inne, niż obsługa klienta. Czy ktoś ma podobne spostrzeżenia?
Deleguj.
Czytanie, odpisywanie i załatwianie spraw, które znajdujesz w mailach, spokojnie zajmuje Ci większość dnia? Jeśli Twoja praca na tym nie polega, to świadczy o tym, że jednak część tej pracy trzeba zdelegować, i to nie podlega dyskusji. Na opracowanie planu, jak to zrobić, warto poświęcić ekstra czas, bo zyski liczone w godzinach odczujesz bardzo szybko. Nie masz nikogo do pomocy? Pomyśl jeszcze raz? Nadal nie widzisz rozwiązania? W takim razie pierwsza moja myśl niech będzie podpowiedzią: wirtualne asystentki. To obecnie coraz popularniejsza „zdalna” praca, dzięki której możesz tymczasowo – kiedy jest taka potrzeba – zatrudniać asystenta specjalizującego się w konkretnej dziedzinie, bez jego zatrudniania, w dodatku bez względu na to, czy mieszkacie w tym samym mieście. A nawet kraju.. Taki hattrick!
Skup się na wykonaniu zadania.
W końcu przyszedł czas na pomidora! Pewnie słyszeliście o tej metodzie pracy: 25 minut (z „zegarkiem w ręku”) wykonywania zadania i 5 minut przerwy. Czy wiecie, że nazwa techniki – „Pomidor” – pochodzi od zwykłego kuchennego minutnika o tym kształcie? Jak widać pomysłodawca (Francesco Cirillo) właśnie taki w domu posiadał 😉 Nie ma znaczenia, jakiego minutnika użyjesz, może być nawet zegar w telefonie – tutaj jednak istnieje niebezpieczeństwo, że „5 minut odpoczynku” skończy się przeglądaniem social mediów czy zczytywaniem internetów, jak już telefon trafi do naszej ręki… Warto więc ocenić poziom własnej silnej woli dobierając narzędzie. A potem go używać, bo „Pomodoro” to świetne rozwiązanie, kiedy mamy problemy ze skupieniem się na wykonywanej czynności czy zadaniu. Nawet kiedy jest to coś, co uwielbiamy robić, problemy z koncentracją się zdarzają – a to najprostsza droga do marnotrawstwa, niewyrabiania się, niedotrzymywania terminów. Sprawy się nawarstwiają, musimy rezygnować z odpoczynku czy przyjemności, żeby ogarnąć, nadrobić. Po co nam to? Lepiej nauczyć się tej najprostszej sztuczki.
Zarządzaj czasem po swojemu
Wcale nie musisz ustalać sobie standardowego rytmu 25 minut pracy i 5 minut na relaks. Może Tobie akurat posłuży inna proporcja, np. 45 minut skupienia na zadaniu, i 15 minut laby? A może wiesz, że zajmie Ci to całe dwie czy trzy godziny (na przykład napisanie tekstu), a potem zrobisz sobie dłuższą przerwę? Jeśli doświadczenie mówi Ci, że utrzymasz skupienie, leć z robotą! Moje doświadczenie mówi, że jak mam wenę do pisania, to piszę non stop – jeśli pozwolę sobie się rozproszyć, zająć czymś innym, powrót do tekstu tego samego dnia może być trudny… Więc jeśli samodyscyplina to niekoniecznie Twoja mocna strona, pracuj tak długo, jak utrzymasz skupienie, a później zrób sobie dłuższą przerwę. Jeśli jednak wracasz do zadań niezwłocznie, skorzystaj z klasycznego pomodoro, i w przerwie i skocz po kawę do kuchni, zamień kilka zdań ze współpracownikami czy domownikami. A jeśli te 5 minut jednak zamieni się w półgodzinną pogawędkę? Widocznie to jednak jest Ci potrzebne – to kwestia warta przemyślenia, nie sądzisz?
Nie daj sobie wmówić, że musisz pracować w jakimś konkretnym systemie. Dobierz system do siebie. Obawiasz się, że wtedy nie zrealizujesz wszystkich swoich planów? Cóż, może i plany trzeba spriorytetyzować? Zostawić tylko to, co jest dla Ciebie naprawdę ważne? W końcu to Twoje życie 😊
Bo liczy się nie tylko ten kawałek czasu, w którym skupiamy się na zadaniu. Ten drugi kawałek – odpoczynek – liczy się tak samo, a może nawet bardziej! I gdybym miała tutaj napisać, dlaczego, pisanie zajęłoby mi chyba całą noc – tyle jest powodów wyższości odpoczynku nad wysiłkiem …
Reasumując podstawowe zasady zarządzania czasem:
– używamy kalendarza do planowania
– grupujemy zadania w bloki tematyczne
– ustalamy priorytety
– delegujemy co się da
– skupiamy się na wykonaniu zadania przez określony czas
– korzystamy z czasu wolnego wg własnych upodobań.
Mam jeszcze konkretny tip, jak efektywnie używać kalendarza i dzięki temu polubić poniedziałki, ale o tym pogadamy innym razem!
A jeśli chcecie tip dotyczący najlepszego kalendarza do pracy, to odpowiadam: zależy to od Waszych potrzeb i ilości spraw do zapisania 😉 Nasze kalendarze znajdziecie w sekcji kalendarze książkowe, a jeśli mimo wszystko przyda się podpowiedź, zapraszam do tekstu „Mój ulubiony…” – postaramy się pomóc w wyborze 😊 Tym bardziej że nie u każdego sprawdzi się kalendarz książkowy – nie można zapominać o kalendarzach na biurko, a do planowania spraw rodzinnych najlepszy jest kalendarz miesięczny na ścianę, najlepiej notatnikowy, choć i nasz „rodzinny” daje radę 💪
Powyższy artykuł jest objęty licencją Creative Common Attribution & Share Alike. Licencja, której używamy oznacza, że zezwalamy na wykorzystanie w dowolny sposób treści i zdjęć zawartych w utworze – pod warunkiem podania nazwy firmy Lucrum jako autora w postaci klikalnego linku kierującego do https://www.lucrum.pl lub źródła oryginalnego tekstu w postaci klikalnego linku. Wszystkie inne użycia online bez podania klikalnego linku są zabronione.
